Como autónomo, gestionar las finanzas y las facturas puede ser una tarea desalentadora, especialmente cuando eres nuevo en la gestión de un negocio. Por suerte, existen herramientas gratuitas para agilizar tu proceso de facturación sin necesidad de conocimientos de programación. En este artículo, exploraremos cómo automatizar tu proceso de facturación utilizando Google Sheets, Google Docs y Make (anteriormente conocido como Integromat) y te proporcionaremos instrucciones paso a paso.
Puntos clave
- Utiliza Make (antes conocido como Integromat) para conectar múltiples fuentes de datos y automatizar tareas sin utilizar código.
- Utiliza las Hojas de cálculo de Google para introducir los datos de las columnas verdes y añade los datos de los clientes en la hoja Clientes.
- Sustituye las variables de una plantilla de Google Doc por los datos de la Hoja de Google.
- Descarga el documento de Google Doc como PDF y súbelo a una carpeta específica de Google Drive.
- La automatización creada siguiendo los pasos del vídeo copiará el documento de Google Doc en un PDF, le cambiará el nombre y lo guardará en la carpeta adecuada.
- Descarga gratis todas las plantillas registrándote aquí (GRATIS)
Guía paso a paso para agilizar tu proceso de facturación
Paso 1: Crear una hoja de Google
Primero, crea una Hoja de Google con las columnas necesarias para tu proceso de facturación. Marvin Aziz recomienda utilizar columnas verdes para la introducción de datos y columnas blancas para los cálculos.
Paso 2: Añadir datos del cliente
A continuación, añade los datos de tus clientes en una hoja aparte llamada "Clientes". Esta hoja debe incluir el nombre, la dirección, el correo electrónico y otros datos relevantes del cliente.
Paso 3: Crear una plantilla de Google Doc
Crea una plantilla de Google Doc con la marca de tu empresa y todos los campos necesarios para tu factura. Las variables de la plantilla deben coincidir con las columnas de la hoja de Google.
Paso 4: Conectar Google Sheets a Make
Ahora es el momento de conectar Google Sheets a Make. Recomiendo crear un nuevo escenario en Make y utilizar el módulo "Google Sheets" para establecer la conexión.
Paso 5: Configurar variables en Make
Una vez que hayas conectado Google Sheets a Make, configura variables en Make para sustituir las variables de tu plantilla de Google Doc.
Paso 6: Descarga el Google Doc como PDF
Utiliza el módulo "Google Docs" de Make para descargar el documento de Google Doc como PDF.
Paso 7: Sube el PDF a Google Drive
Por último, utiliza el módulo "Google Drive" de Make para subir el PDF a una carpeta específica de Google Drive.
Preguntas frecuentes
Pregunta: ¿Es gratis utilizar Make?
Respuesta: Make ofrece un nivel gratuito que permite hasta 1.000 operaciones al mes. Sin embargo, puedes pasar a niveles superiores cuando tu caso de uso evolucione.
Pregunta: ¿Puedo utilizar gratis tu plantilla de facturación?
Respuesta: ¡Claro! Adelante, descárgate las plantillas gratis aquí.
Pregunta: ¿Necesito saber codificar para utilizar Make?
Respuesta: No, Make es una solución sin código que permite a los usuarios automatizar tareas sin escribir ningún código.
Pregunta: ¿Necesito tener una cuenta de Google Drive para utilizar Google Sheets y Google Docs?
Respuesta: Sí, Google Sheets y Google Docs forman parte del conjunto de aplicaciones de Google Drive, y los usuarios necesitan una cuenta gratuita de Google Drive para acceder a ellas.
Conclusión
Como autónomo, gestionar las finanzas y las facturas puede ser un reto, pero utilizando herramientas gratuitas como Google Sheets, Google Docs y Make, puedes agilizar tu proceso de facturación y ahorrar tiempo. Con la ayuda del videotutorial, puedes automatizar tu proceso de facturación sin escribir ningún código. Siguiendo las instrucciones paso a paso, puedes configurar un sistema de facturación que funcione para ti y centrarte en hacer crecer tu negocio.
Si quieres ver más vídeos de automatización, consulta este artículo:Cómo automatizar tu CMS Webflow
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